الأساسيات السبعة للاتصالات التجارية
هناك سبعة عناصر أساسية للتواصل التجاري الناجح:
بنية
وضوح
التناسق
متوسط
الصلة
الأسبقية / الحداثة
القاعدة النفسية 7 ± 2
إذا كنت ستتواصل بشكل فعال في مجال الأعمال ، فمن الضروري أن يكون لديك فهم قوي لهذه العناصر السبعة.
لذلك دعونا نلقي نظرة على كل منها على حدة ...
بنية
تعتبر كيفية هيكلة اتصالاتك أمرًا أساسيًا لمدى سهولة استيعابها وفهمها من قبل جمهورك.
يجب أن يحتوي كل اتصال جيد على هذه العناصر الهيكلية الثلاثة: الافتتاح ، والجسم ، والنهاية.
يتيح الافتتاح لجمهور التواصل الخاص بك أن يفهم بسرعة موضوع الاتصال. قصيرة وحادة ومباشرة ، تتيح الافتتاحية الجيدة لجمهورك الوصول بسرعة إلى قرار بشأن ما إذا كان يجب الانتباه إلى رسالتك أم لا.
الجسد هو المكان الذي تصل فيه إلى "قلب" رسالتك. في نص الرسالة ، تقوم بتوصيل جميع الحقائق والأرقام المتعلقة بالإجراء الذي تريد أن يتخذه جمهور اتصالاتك بعد حضور رسالتك.
هناك مفتاح للاستيعاب السريع لرسالتك - KISS. اعرض رسومات العرض التقديمي على طفل في الصف السابع. إذا تمكنوا من متابعتها وفهمها ، فمن الجيد أن يتابعها جمهورك أيضًا.
الإغلاق هو المكان الذي تلخص فيه اتصالاتك ، وتذكر جمهورك بالنقاط الرئيسية الخاصة بك ، وتترك لهم فهمًا واضحًا لما تريدهم أن يفعلوه بعد ذلك. كلما تمكنت من إنهاء اتصالك بقوة أكبر ، كلما كان من السهل تذكره من قبل جمهورك.
تظل هذه القاعدة الهيكلية صحيحة بغض النظر عن ماهية اتصالك - مذكرة ، أو مكالمة هاتفية ، أو رسالة بريد صوتي ، أو عرض تقديمي شخصي ، أو خطاب ، أو بريد إلكتروني ، أو صفحة ويب ، أو عرض تقديمي متعدد الوسائط.
تذكر - يمكن أن يكون جمهور التواصل الخاص بك مجرد شخص واحد ، أو فريق صغير ، أو قاعة مليئة بالناس أو مجموعة وطنية ، بل عالمية ، من الملايين.
لا يهم حجم المثيل هذا - تظل القواعد كما هي.
وضوح
كن واضحًا بشأن المساقي الذي تريد إيصاله ، لأن إرسال رسالة مشوشة إلى جمهورك ينتهي به الأمر فقط إلى إرباكهم وتجاهل رسالتك.
إذا كنت ترسل رسالة حول ، على سبيل المثال ، مدفوعات العمل الإضافي ، فلا تضيف بعد ذلك رسائل حول مشكلات الميزانية التفصيلية أو نزهة الموظفين القادمة - إلا إذا كانت تتناسب تمامًا مع رسالتك الأصلية.
إنه أفضل بكثير وأكثر وضوحًا لجمهورك إذا قمت بإنشاء اتصال منفصل حول هذه القضايا المساعدة.
التناسق
لا شيء يزعج القارئ العادي ، على سبيل المثال ، رسالتك الإخبارية أكثر من عدم اتساق رسالتك.
اتخاذ موقف بشأن قضية ما أسبوعًا واحدًا ، فقط لقلبه في الأسبوع التالي ، ثم قلب ذلك الموقف في الأسبوع التالي ، لا يؤدي إلا إلى عدم الثقة في رسالتك. ولا تثق بك!
من غير المرجح أن يتخذ الأشخاص الذين لا يثقون بك الإجراء الذي ترغب في اتخاذه. كما أنه من غير المرجح أن يولوا أي اهتمام لرسائلك المستقبلية.
بالإضافة إلى الاتساق بين الرسائل المتعددة ، يجب أن تدرك أن عدم الاتساق داخل رسالتك يمكن أن يكون مميتًا أيضًا لفهم الجمهور.
مع المخاطرة بأن تبدو مثل Grouchy Grammarian ، يرجى التأكد من أن الأزمنة الخاصة بك تظل كما هي ، وأن وجهة نظرك لا تتجول بين الشخص الأول والثالث والعكس مرة أخرى (إلا إذا كنت تريد عمدًا إنشاء تأثير لغوي أو سرد القصة - كن حذرًا مع هذا!) وأن "موضوعك" أو رسالتك العامة لا يتغيران.
متوسط
إذا كانت الأداة الوحيدة التي تمتلكها في حقيبة الأدوات الخاصة بك هي المطرقة ، فسرعان ما يبدأ كل شيء في الظهور كمسمار.
وبالمثل ، إذا كنت تعتقد أن كل ما لديك كأداة اتصال هو PowerPoint ™ ، فكل ما ستفعله قريبًا هو تقليل فرص الاتصالات إلى عرض PowerPoint ™. وكما يشهد أي منا ممن جلسوا في أحد عروض الشرائح المملة ، "شاهد واحدًا ، وشاهده جميعًا"
هناك عدد لا يحصى من ما إذا كان يمكنك توصيل رسالتك - الحيلة هي استخدام الرسالة الصحيحة. ولكن ما هو الصحيح؟ الشخص الذي يوصل رسالتك:
بأكبر قدر من الدقة
مع أكبر احتمال لفهم الجمهور
بأقل تكلفة مالية
بأقل تكلفة زمنية
ملاحظة: يجب أن تفي بجميع هذه المعايير. ليس هناك أي قيمة على الإطلاق في إنفاق أقل مبلغ من المال إذا كان الوسيط الذي تختاره لا يفي بأي من المعايير الأخرى.
من الواضح أن اختيار الوسيلة أو الوسائط المناسبة أمر بالغ الأهمية. إذا أخطأت في مزيج الوسائط ، فقد ينتهي بك الأمر إلى إنفاق الكثير من الوقت والمال على اتصالات تجارية جذابة للغاية بصريًا توفر عائد استثمار أقرب إلى الصفر.
الصلة
لم يتوقف عن إدهاشي أبدًا أن مديري الأعمال لا يزالون يعتقدون أن الجميع سيكون مهتمًا برسالتهم - ثم تابعوا إخضاع أي شخص يمكنهم العثور عليه إلى PowerPo الرهيبة